Parlouana - 4 juillet 2022
Savoir gérer ses mails est important et nécessaire pour être efficace. En effet, mal les gérer peut-être source de stress.
Nous allons vous donner quelques conseils pour bien gérer ses mails et ainsi être efficace.
Quels conseils pour bien gérer ses mails ?
- Ne soyez pas submergé par le nombre d’e-mails « non lus »
Les emails non lus créés du stress permanent pour les salariés comme pour les manager. Ces emails reflètent les tâches qu’il reste à effectuer et cela exerce une pression psychologique. Pour éviter cela, ne vous laissez pas submerger et dépasser par le nombre d’emails non lus.
Traiter en premier lieu les emails qui nécessitent une réponse brève puis rédiger le mail dans la foulée. N’oubliez pas d’utiliser les petits drapeaux pour les messages important. Classez les messages du plus important au moins importants.
N’hésitez pas à instaurer des temps emails. C’est-à-dire, par exemple le matin dès que vous arrivez, vous prenez 1 heure de votre temps pour traiter les emails et 1 heure le soir ou après votre pause déjeuner.
- Planifiez une réponse automatique
Lorsque vous êtes en congé, planifiez des messages d’absences automatique. Cela vous permettra de soulager votre esprit et d’informer les interlocuteurs de votre absence
- Désabonnez vous des newsletters qui ne vous intéressent pas
Prenez conscience du temps de perdu à ouvrir et lire des mails qui polluent votre espace de travail. Alors désabonné vous de ces newsletters qui ne vous intéressent pas.
- Limitez les envois groupés
Les fonctionnalités CC et CCI sont parfois très utilisées. Mais utilisez-les correctement, car plus vous envoyez de message groupé, plus vous aurez de réponses et donc encore plus d’emails.
Avant d’envoyer un mail, posez-vous la question de la justesse des destinataires. Vous ferez gagner du temps à vos interlocuteurs, mais également à vous-même.
Comment organiser ses mails ?
- Organisez le corps de l’email
Il faut être organisé, clair et concis dans votre message. Dans le même message, posez toutes les questions que vous avez pour ne pas renvoyer d’autres mails. Utilisez les listes à puces pour organiser vos idées. Utilisez les phrases courtes, avec des termes simplifiés pour faciliter la compréhension de votre message. Espacez vos phrases pour gagner en clarté, une idée, un paragraphe.
À la fin de votre email, relisez-vous, c’est important pour ne pas faire de fautes d’orthographe ou fautes de frappe. Vérifiez la ponctuation et vos destinataires.
Vérifier que dans votre objet se trouve les bons mots clés, car lorsque vous avez besoin d’une information, l’outil de recherche est indispensable et permet de retrouver les emails concernés. Alors n’oubliez pas d’indiquer les bons mots clé dans l’objet.
Découvrez les 6 astuces pour bien s’organiser au travail.
- Savoir se déconnecter
Pour être efficace, il faut bien gérer ses mails, être réactif, mais il faut également savoir se déconnecter et ne pas répondre en dehors des heures de travail. Il faut prendre du temps pour soi et se déconnecter de temps en temps.
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