La clé de la réussite en communication ne repose pas seulement sur le fait de savoir réaliser une belle brochure, donner de piquantes interviews ou développer des sites Web. La clé de la réussite en matière de communication, c’est la planification et la préparation.
Il existe 3 types de communication pour une organisation
- plan stratégiques :
Le plan stratégique établit les liens essentiels entre les principales fonctions de l’organisation et les programmes de communication. Il sert ainsi de ligne directrice pour toutes les activités de communication et en assure la logique, la cohérence et la prise de conscience du personnel. Un plan stratégique de communication est un plan à long terme (3 à 5 ans).
Un plan stratégique traite des principes et procédures de façon assez large et n’entre pas dans les détails. Il doit être bref. Il n’est que périodiquement revu et actualisé.
Posséder un plan stratégique signifie que toutes les activités de communication de l’organisation seront fondées sur les mêmes principes et forment un tout cohérent.
- plans annuels :
Les plans annuels sont plus détaillés. Ils sont fondés sur le plan stratégique et sont préparés de façon à présenter clairement les activités de communication qui seront développées cette année-là ainsi que pour le budget.
Un plan annuel fixe le temps et le budget pour les activités de communication tout au long de l’année de sorte qu’elles n’entrent pas en conflit.
- plans de projets :
Une organisation ne possède qu’un seul plan stratégique et un seul plan annuel, mais elle peut avoir plusieurs plans de projets de communication. Un plan de projet est préparé séparément pour chaque action de communication.
Deux situations n’étant jamais identiques, chaque activité de communication requiert un plan spécifique. Un plan de projet définit pour tous quelle activité de communication est projetée, qui est responsable de certaines tâches et quand elles doivent être menées à bien.
3 outils pour gérer ses projets de communication
- Slack :
C’est l’outil phare de l’univers start-up et depuis peu, des grands groupes partout dans le monde. Cet outil offre un espace de travail partagé. L’ensemble des conversations y sont organisées par thématiques (« chaînes ») et facilement accessibles grâce à un puissant moteur de recherche.
Slack est souvent considéré comme un outil central de gestion de projet et plus largement, de gestion d’équipe. Il permet de créer des discussions publiques, privées et même de réaliser des appels vocaux et vidéos. Il se connecte aussi avec plusieurs centaines d’applications permettant de centraliser l’ensemble des informations et de gérer plus facilement ses alertes et notifications.
- Trello :
Créé en 2010, Trello permet de gérer simplement des projets sous forme de « colonnes » personnalisables, ressemblant à un tableau de post-it. La force de l’outil est sans conteste sa simplicité d’utilisation qui se résume dans le « glissé / déposé » des éléments. Proposant de nombreuses options de gestion d’équipe, Trello permet d’organiser son travail selon la méthode de son choix.
- Evernote :
Evernote est un véritable carnet de notes digital, que vous pouvez synchroniser sur l’ensemble de vos écrans. Vous pouvez y enregistrer des notes (dactylographiées ou manuscrites), sauvegarder des articles en 1 clic et ajouter des liens, listes de tâches, tableaux, pièces jointes ou des enregistrements audio. Chaque note peut être enregistrée dans un carnet thématique, identifiée avec des mots-clés et partagée avec les personnes de votre choix.